Referat – Ekstraordinært HB-møde (Frivillighed)

Løjt Idrætsforening – Stolthed og fællesskab

📅 Dato: 27. januar 2026
🕖 Tid: Kl. 19:00
📍 Sted: Loungen, Løjt IF

Afbud:

  • Hans Peder (Tennis/Padel)
  • Dorthe(Tennis/Padel)
  • Gitte (Tennis/Padel)
  • Tom(Tennis/Padel)
  • Keld (Volleyball)

1. Velkomst

  • Velkomst v. formanden
  • Kort baggrund for mødet: hvorfor frivillighed er på dagsordenen nu
  • Hvorfor er Stig her?

2. Frivillighed i Løjt IF – status og fælles forståelse


Introduktion ved formanden.
Kort intro over hvor vi står og hvilke problematikker der opleves. Især at arbejdsbyrderne bliver for store når afdelingerne/bestyrelserne bliver for små. Det opleves som et generelt problem at det er svært at finde kræfter til bestyrelsen i afdelingerne. Mange vil gerne hjælpe med små opgaver, men man er bange for at få for meget ansvar, og der er derfor mangel på dem der vil tage et lidt større ansvar.

Kort oplæg i forlængelse af det tidligere tilsendte

  • Har vi tabt en tråd undervejs? Skal der bakkes?
  • Oplever vi konkrete udfordringer med frivillighed i Løjt IF lige nu? Hvad synes i?
  • Hvor mærker vi det mest?

3. Problemstillinger i de enkelte udvalg

Runde med hvert udvalg (kort og konkret):

  • Hvad fungerer godt?
  • Hvad er svært lige nu?
  • Hvor mangler vi hænder? Hvor mange?
  • Er det Løjt IF-ånden der mangler? (følelsen)

Gymnastik: Mangler folk i udvalget. Det er lettere at få hjælp hvis de ved de kun skal træne. Der mangler kræfter til alt det andet. Der mangler plads til udvikling for at kunne klare andet end ”kun” overlevelse. Godt: Der er god stemning og det er en god trup med tillid til hinanden. Ting lykkedes, men der mangler personer.

Løb: God og sammentømret gruppe der har været der i mange år. Der er ikke mange events og træninger, så det er passende, og der mangler ikke folk i det daglige. Løjt løbet er årets hovedevent. Opgaverne er godt fordelt, og dem der er i udvalget, tager ansvar.

Tennis/Padle: 8 i udvalget i alt. 4 i hver afdeling. De har en fin gruppe og trup. Mange medlemmer i især padle-afdelingen. Opgaverne bliver fint fordelt, og der er god opbakning. Har ikke voldsomt mange arrangementer. Udvalget kender hinanden privat, og de brænder alle selv for sporten og det giver et godt team.

Fodbold: En del udfordringer. Lige nu er der kun 4 i udvalget. Én stopper til næste generalforsamling. Der er forsøgt både blandt trænerne og facebook, at finde nye kræfter. Det er svært da der ikke er nogen respons. Der mangler både trænere og medlemmer til bestyrelsen. Der bliver kun lavet drift, ingen udvikling.

Håndbold: Mangler trænere og bestyrelsesmedlemmer. Kører kun på drift for at det lige går. Der er 6-7 i bestyrelsen, men kun fordi det ellers stoppede. Det er et fint antal, men opgaverne er ikke fordelt helt lige og de skal lige lære hinanden at kende. Der mangler mest trænere. Spillerflugt er også blevet et problem. Der mangler lidt et overblik/ledelse i gruppen fordi man ikke kender hinanden godt endnu.

4. Hjemmeopgave: “Hvad driver – og hvad dræner?”

Alle har forberedt input.

Driver (det der skaber lyst til at være frivillig):

Glæde, positivitet, ”kultur”, give noget til andre, være sammen med dem man kender, udvikling, pligt til at bidrage med hvad man kan, sjovt at ”løse opgaver”, fællesskab, gøre noget for børn, idéudvikling, socialt fællesskab, lære børn om fællesskab, netværk, kompetencer,

Dræner (det der gør at man stopper/mister motivation):

Administrative/systemmæssige udfordringer, mangler synlighed og åbenhed, hvad laver vi egentligt, mangler klare rammer for opgaverne, tid/privatliv, mangler hænder, manglende hjælp fra forældre, manglende opbakning fra forældre, dårlig stemning, manglende engagement fra forældre/andre medlemmer.

9. Konkrete tiltag: Sådan øger vi frivilligheden i Løjt IF

Brainstorm og beslutningspunkter:

Overordnede overvejelser:

  • Hvordan bevarer og udvikler vi foreningsånden og fællesskabet?
  • Er der ting vi skal stoppe med, for at kunne lykkes bedre?
  • Skal vi forenkle aktiviteter/arrangementer?
  • Giver det mening at købe ekstern hjælp? – Hvis ja: Hvilke opgaver kan/skal være frivillige, og hvilke kan være betalte?

Konkrete overvejelser:

  • Hvordan rekrutterer vi nye frivillige mere målrettet?
  • Hvordan gør vi det lettere at sige “ja”?
  • Hvordan passer vi bedre på dem vi allerede har?

Mulige fokusområder:

  • Små opgaver / korte vagter
  • Bedre opgavebeskrivelser (tydelighed)
  • Frivilligbank / “hjælp 2 timer”-tilmeldinger
  • Synlig anerkendelse og tak
  • Mentorordning til nye frivillige
    • Hvilke kanaler kan vi bruge for at gøre os synlige og få lov at fortælle om hvem vi er.
      - Skal vi styrke forældresammenhold for at skabe mere tilknytning og sammenhold. Forældre/barn-træning.
      - ”Hygge i omklædningsrummet”
    • Hvis man kunne få en administrativ der for en lille mønt kunne lave det administrative som er en stor opgave i afdelingerne.
    • Fremme kulturen om hygge og fællesskab i omklædningen.
    • Tydeliggør at vi er en forening – ikke en forretning. Melder man sig til et hold, melder man sig også til poster.
    • Fælles arrangement for alle med åbenhed og fortælling om den gode historie.
    • Fortælle hvem vi er, og hvem sidder i bestyrelsen og hvad har vi brug for.
    • Det er ikke bestyrelsens forening, det er byens og medlemmernes forening.
    • Hvordan får vi informationerne ud om at der mangler hænder/folk.

Der skal laves nyt opfølgende møde ultimo marts 2026 når alle generalforsamlinger er overstået. Der arbejdes videre med problematikkerne i afdelingerne i mellemtiden.

10. Konklusion – beslutninger og målsætning

Vi slutter med at beslutte:

  • 3 konkrete tiltag vi sætter i gang nu
  • Hvem gør hvad (ansvarlige)
  • Stolthed og fællesskab – Flugter vi med vores motto?

Deadline for opfølgning – mødedato

    • Næste HB-møde: 17. februar 2026. kl.19.00 Alle kommer med ét forslag til hvad man tror der kan hjælpe med en løsning. Samt forberedelse til generalforsamling. Vend gerne det hele i afdelingerne.